Công văn 1397/GDĐT-TrH Hồ Chí Minh hướng dẫn quản lí, sử dụng dữ liệu điện tử tại trường Trung học

Kính gửi:

- Trưởng phòng Giáo dục và Đào tạo các quận huyện;

- Hiệu trưởng các trường THPT, trường phổ thông nhiều cấp học (có cấp THPT).

Căn cứ công văn số 6756/BGDĐT-VP ngày 11 tháng 10 năm 2012; công văn số 68/BGDĐT-GDTrH ngày 07 tháng 01 năm 2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc sử dụng sổ Gọi tên và ghi điểm trong nhà trường;

Căn cứ công văn số 4983/BGDĐT-CNTT ngày 28 tháng 9 năm 2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công nghệ thông tin (CNTT) năm học 2015 - 2016;

Căn cứ Quyết định 39/2008/QĐ-BGDĐT ngày 22 tháng 7 năm 2008 của Bộ Giáo dục và đào tạo về Ban hành mẫu Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình lớp 10, 11, 12;

Căn cứ văn bản số 3260/GDĐT-GDTrH ngày 09 tháng 10 năm 2015 của Sở Giáo dục và Đào tạo về việc quản lý, sử dụng sổ gọi tên và ghi điểm điện tử từ năm học 2015-2016;

Căn cứ văn bản 3368/GDĐT-TrH ngày 12 tháng 9 năm 2017 của Sở Giáo dục và Đào tạo về việc thực hiện in và lưu trữ sổ gọi tên và ghi điểm điện tử từ năm học 2017-2018.

Sở Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) hướng dẫn các trường Trung học trên địa bàn thành phố cung cấp Hồ sơ xác nhận quá trình học tập của học sinh, cụ thể như sau:

1. Đối với yêu cầu cấp Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình lớp 10, 11, 12, Hiệu trưởng trường THPT, trường phổ thông có nhiều cấp học (có cấp THPT), thực hiện theo Quyết định số 39/2008/QĐ-BGDĐT ngày 22 tháng 7 năm 2008 của Bộ Giáo dục và đào tạo về Ban hành mẫu Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình lớp 10, 11, 12.

2. Đối với yêu cầu sao y, công chứng Học bạ của học sinh, nhà trường có thể sử dụng các phần mềm quản lí sổ điểm điện tử để trích xuất Hồ sơ xác nhận quá trình, kết quả học tập của học sinh tại trường để thay thế. Hồ sơ này được Hiệu trưởng ký tên, đóng dấu (dấu chữ ký và dấu giáp lai).

3. Đối với việc thực hiện Cơ sở dữ liệu Trung học và Hồ sơ Sổ điểm điện tử, ngoài các nội dung đã qui định theo các văn bản hướng dẫn nhiệm vụ năm học, các trường phải cập nhật và đồng bộ dữ liệu thường xuyên theo yêu cầu.

3.1.1. Từ năm học 2019-2020, các cơ sở giáo dục cập nhật, điều chỉnh sai sót dữ liệu năm học cũ, kết chuyển các dữ liệu đã hoàn chỉnh qua năm học mới, bổ sung và cập nhật dữ liệu tuyển sinh đầu cấp. Thời gian hoàn tất cơ sở dữ liệu của năm học mới: 1 tuần sau ngày tựu trường theo quyết định của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.

3.1.2. Các cơ sở giáo dục hoàn chỉnh Hồ sơ Sổ điểm điện tử và đồng bộ kết quả với Cơ sở dữ liệu ngành vào cuối Học kì I và cuối năm học. Thời gian hoàn tất việc rà soát và đồng bộ dữ liệu: 1 tuần sau khi Sơ kết Học kì I và Tổng kết năm học.

4. Với mục đích hoàn thiện Cơ sở dữ liệu Trung học trong năm học 2019- 2020, Sở Giáo dục và Đào tạo đề nghị các cơ sở giáo dục rà soát, cập nhật dữ liệu, điều chỉnh các sai sót còn tồn tại của năm học 2018-2019, và đồng bộ dữ liệu đã hoàn thiện với Cơ sở dữ liệu ngành giáo dục, hạn chót trước ngày 15/6/2020.

Đề nghị các đơn vị triển khai thực hiện theo đúng hướng dẫn./