Quyết định 1591/2007/QĐ-BKH ban hành Mẫu hồ sơ mời sơ tuyển gói thầu xây lắp

CÁC TỪ VIẾT TẮT

Phần thứ nhất

YÊU CẦU VỀ THỦ TỤC SƠ TUYỂN

Chương I
CHỈ DẪN ĐỐI VỚI NHÀ THẦU

A. TỔNG QUÁT

Mục 1. Khái quát về gói thầu

          Bên mời thầu mời nhà thầu tham gia sơ tuyển đối với gói thầu xây lắp thuộc dự án nêu tại BDL. Tên gói thầu, phạm vi công việc, nguồn vốn để thực hiện gói thầu, thời gian tổ chức đấu thầu được nêu trong BDL.

          Mục 2. Điều kiện tham gia sơ tuyển

          1. Có tư cách hợp lệ như quy định trong BDL;

          2. Chỉ được tham gia trong một HSDST với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc là nhà thầu liên danh; trường hợp liên danh phải có văn bản thỏa thuận liên danh sơ bộ;

          3. Đáp ứng điều kiện năng lực hoạt động xây dựng như quy định trong BDL; 

          4. Bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu như quy định trong BDL.

Mục 3. Hồ sơ mời sơ tuyển và phát hành hồ sơ mời sơ tuyển

HSMST bao gồm các nội dung được liệt kê tại Mục lục của HSMST này. Bên mời thầu phát hành miễn phí HSMST cho các nhà thầu có nhu cầu tham dự sơ tuyển. Việc kiểm tra, nghiên cứu các nội dung của HSMST để chuẩn bị HSDST thuộc trách nhiệm của nhà thầu.

Mục 4. Giải thích làm rõ hồ sơ mời sơ tuyển

          Trường hợp nhà thầu muốn được giải thích làm rõ HSMST thì phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu theo địa chỉ và thời gian ghi trong BDL (nhà thầu có thể thông báo trước cho bên mời thầu qua fax, e-mail…). Sau khi nhận được văn bản yêu cầu làm rõ HSMST theo thời gian quy định trong BDL, bên mời thầu sẽ có văn bản trả lời và gửi cho tất cả các nhà thầu nhận HSMST.

          Mục 5. Sửa đổi hồ sơ mời sơ tuyển

          Trường hợp cần thiết, bên mời thầu sẽ tiến hành sửa đổi HSMST (bao gồm cả việc gia hạn thời hạn nộp HSDST nếu cần thiết) bằng cách gửi văn bản sửa đổi HSMST tới tất cả các nhà thầu nhận HSMST trước thời điểm đóng sơ tuyển một số ngày nhất định được quy định trong BDL. Tài liệu này là một phần của HSMST. Nhà thầu phải thông báo cho bên mời thầu bằng văn bản theo đường bưu điện hoặc fax, e-mail là đã nhận được các tài liệu sửa đổi đó.

Mục 6. Chi phí dự sơ tuyển

          Nhà thầu phải chịu mọi chi phí liên quan đến quá trình tham gia sơ tuyển, kể từ khi nhận HSMST cho đến khi thông báo kết quả sơ tuyển, đối với các nhà thầu trúng sơ tuyển tính đến khi mời thầu.

B. CHUẨN BỊ HỒ SƠ DỰ SƠ TUYỂN

Mục 7. Ngôn ngữ sử dụng

          HSDST cũng như tất cả văn bản và tài liệu trao đổi giữa bên mời thầu và nhà thầu liên quan đến việc sơ tuyển phải được viết bằng ngôn ngữ như quy định trong BDL.

Mục 8. Nội dung hồ sơ dự sơ tuyển

          HSDST do nhà thầu chuẩn bị phải bao gồm những nội dung sau:

          1. Đơn dự sơ tuyển theo quy định tại Mục 9 Chương này;

          2. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại Mục 10 Chương này.

          Mục 9. Đơn dự sơ tuyển

          Đơn dự sơ tuyển do nhà thầu chuẩn bị và được điền đầy đủ theo Mẫu số 1 Chương IV có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu (là người đại diện theo pháp luật của nhà thầu hoặc người được ủy quyền kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ theo Mẫu số 2 Chương IV). Trường hợp ủy quyền, nhà thầu gửi kèm theo các tài liệu, giấy tờ theo quy định trong BDL để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự sơ tuyển phải do từng thành viên trong liên danh ký, trừ trường hợp văn bản thỏa thuận liên danh sơ bộ có quy định các thành viên trong liên danh thỏa thuận cho thành viên đứng đầu liên danh ký đơn dự sơ tuyển.

Mục 10. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu

          1. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu:

          a) Đối với nhà thầu độc lập, phải cung cấp các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của mình như quy định trong BDL.

          b) Đối với nhà thầu liên danh, phải cung cấp các tài liệu sau đây:

          - Các tài liệu theo quy định tại điểm a khoản này đối với từng thành viên trong liên danh;

          - Văn bản thỏa thuận liên danh sơ bộ giữa các thành viên theo Mẫu số 3 Chương IV, trong đó phải dự kiến phần công việc của từng thành viên, thành viên đứng đầu liên danh và trách nhiệm của thành viên đứng đầu liên danh, địa điểm và thời gian ký văn bản thỏa thuận liên danh sơ bộ, chữ ký của các thành viên, con dấu (nếu có); trường hợp các thành viên ủy quyền cho thành viên đứng đầu liên danh ký đơn dự sơ tuyển thì phải nêu rõ trong văn bản thỏa thuận liên danh sơ bộ.

          2. Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu

          Thông tin về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính và kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực xây lắp được liệt kê theo các Mẫu từ số 4 đến 7 Chương IV. Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu liên danh là tổng năng lực và kinh nghiệm của các thành viên; từng thành viên phải chứng minh kinh nghiệm và năng lực của mình là đáp ứng yêu cầu của HSMST cho phần việc dự kiến đảm nhiệm trong liên danh.

          Mục 11. Quy cách của hồ sơ dự sơ tuyển

1. Nhà thầu phải chuẩn bị một bản gốc và một số bản chụp HSDST được quy định trong BDL và ghi rõ “bản gốc” và “bản chụp” tương ứng. Nhà thầu không nộp bản gốc HSDST sẽ bị loại. Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản chụp và bản gốc. Trong quá trình đánh giá, nếu bên mời thầu phát hiện bản chụp có lỗi kỹ thuật như bị nhòe, không rõ chữ, chụp thiếu trang và những lỗi khác thì lấy nội dung của bản gốc làm cơ sở. Trường hợp bản chụp có nội dung sai khác so với bản gốc thì tùy theo mức độ sai khác, bên mời thầu sẽ quyết định xử lý cho phù hợp, chẳng hạn sai khác đó là không cơ bản, không làm thay đổi bản chất của HSDST thì được coi là lỗi chấp nhận được; nhưng nếu sai khác đó làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDST so với bản gốc thì bị coi là gian lận, HSDST sẽ bị loại, đồng thời nhà thầu sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật về đấu thầu hiện hành và quy định pháp luật khác có liên quan.

2. HSDST phải được đánh máy, in bằng mực không tẩy được, đánh số trang theo thứ tự liên tục. Các văn bản bổ sung làm rõ HSDST của nhà thầu phải được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký.

3. Những chữ viết chen giữa, tẩy xóa hoặc viết đè lên bản đánh máy chỉ có giá trị khi có chữ ký ở bên cạnh của người ký đơn dự sơ tuyển và được đóng dấu (nếu có).

C. NỘP HỒ SƠ DỰ SƠ TUYỂN

Mục 12. Niêm phong và cách ghi trên túi đựng hồ sơ dự sơ tuyển

          1. HSDST phải được đựng trong túi có niêm phong bên ngoài (cách đánh dấu niêm phong do nhà thầu tự quy định). Cách trình bày các thông tin trên túi đựng HSDST được quy định trong BDL.

          2. Trong trường hợp HSDST gồm nhiều tài liệu, nhà thầu cần thực hiện việc đóng gói toàn bộ tài liệu sao cho việc tiếp nhận và bảo quản HSDST của bên mời thầu được thuận tiện, đảm bảo sự toàn vẹn của HSDST, tránh thất lạc, mất mát.

Mục 13. Thời hạn nộp hồ sơ dự sơ tuyển

          1. HSDST do nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi đến địa chỉ của bên mời thầu nhưng phải đảm bảo bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng sơ tuyển quy định trong BDL.

          2. Bên mời thầu có thể gia hạn thời hạn nộp HSDST (thời điểm đóng sơ tuyển) trong trường hợp cần tăng thêm số lượng HSDST hoặc khi cần sửa đổi HSMST theo quy định tại Mục 5 Chương này.

3. Khi gia hạn thời hạn nộp HSDST, bên mời thầu phải thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu đã nộp HSDST, đồng thời thông báo gia hạn thời hạn nộp HSDST phải được đăng tải trên báo Đấu thầu tối thiểu 1 kỳ và đăng trên trang thông tin điện tử về đấu thầu; đối với đấu thầu quốc tế còn phải đăng tải đồng thời trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rộng rãi. Khi thông báo, bên mời thầu phải ghi rõ thời điểm đóng sơ tuyển mới để nhà thầu sửa lại thời gian có hiệu lực của HSDST nếu thấy cần thiết. Nhà thầu đã nộp HSDST có thể nhận lại và chỉnh sửa HSDST của mình. Trường hợp nhà thầu chưa nhận lại hoặc không nhận lại HSDST thì bên mời thầu quản lý HSDST đó theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”.

Mục 14. Hồ sơ dự sơ tuyển nộp muộn

Bất kỳ tài liệu nào thuộc HSDST mà bên mời thầu nhận được sau thời điểm đóng sơ tuyển đều được coi là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng, trừ tài liệu làm rõ HSDST theo yêu cầu của bên mời thầu.

D. MỞ VÀ ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ SƠ TUYỂN

Mục 15. Mở hồ sơ dự sơ tuyển

          1. Việc mở HSDST được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng sơ tuyển theo ngày, giờ, địa điểm quy định trong BDL.

          2. Bên mời thầu tiến hành mở lần lượt HSDST của từng nhà thầu có tên trong danh sách nhận HSMST và nộp HSDST trước thời điểm đóng sơ tuyển theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu.

          3. Sau khi mở HSDST, bên mời thầu lập biên bản mở HSDST và gửi bản chụp cho các nhà thầu đã nộp HSDST đúng quy định.

Mục 16. Làm rõ hồ sơ dự sơ tuyển

          Trong quá trình đánh giá HSDST, bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ nội dung HSDST. Việc làm rõ HSDST chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có HSDST cần phải làm rõ và được thực hiện dưới hình thức trao đổi trực tiếp (bên mời thầu mời nhà thầu đến gặp trực tiếp để trao đổi, những nội dung hỏi và trả lời phải được lập thành văn bản) hoặc gián tiếp (bên mời thầu gửi văn bản yêu cầu làm rõ và nhà thầu phải trả lời bằng văn bản). Trong văn bản yêu cầu làm rõ, cần quy định thời hạn làm rõ của nhà thầu. Nội dung làm rõ HSDST thể hiện bằng văn bản được bên mời thầu bảo quản như một phần của HSDST. Trường hợp quá thời hạn làm rõ mà nhà thầu không trả lời hoặc bên mời thầu không nhận được văn bản làm rõ, hoặc nhà thầu có văn bản làm rõ nhưng không đáp ứng được yêu cầu làm rõ của bên mời thầu thì bên mời thầu xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Mục 17. Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển

          1. Đánh giá sơ bộ HSDST

Bên mời thầu kiểm tra tính hợp lệ và sự đầy đủ của HSDST, gồm:

          a) Tính hợp lệ của đơn dự sơ tuyển (Mẫu số 1 Chương IV) theo quy định tại Mục 9 Chương này;

          b) Sự đáp ứng đối với các điều kiện tham gia sơ tuyển theo quy định tại Mục 2 và tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu theo quy định tại khoản 1 Mục 10 Chương này;

          c) Bản gốc HSDST theo quy định tại Mục 11 Chương này.

Bên mời thầu loại bỏ HSDST không đáp ứng một trong các điều kiện nêu trên. Các HSDST được đánh giá là hợp lệ theo quy định tại khoản này được đưa vào bước đánh giá chi tiết.

          2. Đánh giá chi tiết HSDST

Bên mời thầu tiến hành đánh giá chi tiết HSDST trên cơ sở các yêu cầu của HSMST và TCĐG nêu tại Chương III.

E. TRÚNG SƠ TUYỂN

Mục 18. Điều kiện được xét duyệt trúng sơ tuyển

          Nhà thầu được xét duyệt trúng sơ tuyển khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

          1. Có HSDST hợp lệ;

          2. Có HSDST được đánh giá về năng lực và kinh nghiệm là đạt yêu cầu theo TCĐG quy định tại Chương III.

Mục 19. Thông báo kết quả sơ tuyển

          Ngay sau khi chủ đầu tư quyết định phê duyệt kết quả sơ tuyển, bên mời thầu gửi văn bản thông báo kết quả sơ tuyển cho các nhà thầu tham dự sơ tuyển (bao gồm cả nhà thầu trúng sơ tuyển và nhà thầu không trúng sơ tuyển). Nhà thầu trúng sơ tuyển được mời tham gia đấu thầu.

Chương II

BẢNG DỮ LIỆU SƠ TUYỂN

          BDL bao gồm các nội dung chi tiết của gói thầu theo một số Mục tương ứng trong Chương I (Chỉ dẫn đối với nhà thầu). Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào so với các nội dung tương ứng trong Chương I thì căn cứ vào các nội dung trong Chương này.

Chương III

TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ DỰ SƠ TUYỂN

          Chương này bao gồm TCĐG về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính, kinh nghiệm và các nội dung liên quan khác (nếu có yêu cầu) của nhà thầu. Các tiêu chuẩn đánh giá quy định tại Chương này được sử dụng theo tiêu chí “đạt”, “không đạt”. Nhà thầu “đạt” tất cả các nội dung thì được đánh giá là đáp ứng yêu cầu sơ tuyển (Ví dụ minh họa về TCĐG được nêu tại Phụ lục của Mẫu này).

          TCĐG dưới đây chỉ mang tính hướng dẫn, khi soạn thảo nội dung này cần căn cứ theo tính chất của gói thầu mà quy định cho phù hợp.

          TCĐG phải công khai trong HSMST. Trong quá trình đánh giá HSDST phải tuân thủ TCĐG nêu trong HSMST, không được thay đổi, bổ sung bất kỳ nội dung nào.

Mục 1. TCĐG về kinh nghiệm

Việc đánh giá được thực hiện trên cơ sở số liệu kê khai tại Mẫu số 7 Chương IV và các tài liệu kèm theo.

Ghi chú:

⁽¹⁾ Thông thường là 5 năm hoặc 10 năm, trong một số trường hợp có thể quy định ít hơn để khuyến khích sự tham gia của các nhà thầu mới được thành lập.

⁽²⁾ Thông thường là 5 năm, trong một số trường hợp có thể quy định ít hơn để khuyến khích sự tham gia của các nhà thầu mới được thành lập.

⁽³⁾ Trường hợp liên danh, đánh giá kinh nghiệm của thành viên liên danh theo nội dung công việc chính dự kiến đã được nêu trong thỏa thuận liên danh sơ bộ.

⁽⁴⁾ Thông thường yêu cầu từ 1 đến 3 hợp đồng.

⁽⁵⁾  Giá trị mỗi hợp đồng tương tự thông thường quy định bằng 80% giá gói thầu đang xét.

Mục 2. TCĐG về năng lực kỹ thuật

Việc đánh giá được thực hiện trên cơ sở số liệu kê khai tại Mẫu số 4 Chương IV và các tài liệu kèm theo.

Mục 3. TCĐG về năng lực tài chính

Việc đánh giá được thực hiện trên cơ sở số liệu kê khai tại các Mẫu số 5 và 6 Chương IV và các tài liệu kèm theo.

Ghi chú:

⁽¹⁾ Đối với yêu cầu về doanh thu:

- Thời gian yêu cầu thông thường là 3 năm. Trong một số trường hợp có thể quy định số năm ít hơn để khuyến khích sự tham gia của các nhà thầu mới được thành lập.

- Mức yêu cầu doanh thu trung bình hàng năm được xác định theo công thức sau:

Yêu cầu về mức doanh thu trung bình hàng năm = Giá gói thầu tính theo trung bình năm  x  k;

Thông thường yêu cầu hệ số k trong công thức này là 2, trong trường hợp gói thầu có giá trị lớn thì có thể giảm xuống 1,5.

⁽²⁾ Đối với yêu cầu về tình hình tài chính:

Có thể quy định một số chỉ tiêu để đánh giá về tình hình tài chính của nhà thầu với cách tính cụ thể như sau:

- Tùy theo thực tế gói thầu mà yêu cầu nhà thầu hoạt động bình quân có lãi (lợi nhuận) ở mức bình thường trong 2 hoặc 3 năm trong thời gian yêu cầu báo cáo về tình hình tài chính theo khoản 1 Mục này.

- Tỉ suất thanh toán hiện hành cho biết khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của nhà thầu, tính bằng công thức sau:

Tỉ suất thanh toán hiện hành = tài sản ngắn hạn / nợ ngắn hạn

Tỉ suất thanh toán hiện hành lớn hơn 1 cho biết doanh nghiệp có khả năng thanh toán nợ đến hạn (có hơn 1 đồng tài sản bảo đảm cho 1 đồng nợ). Tỉ suất thanh toán hiện hành của các doanh nghiệp xây dựng thường không cao, vì vậy cần căn cứ vào thực tế của từng ngành mà quy định cụ thể.

- Giá trị ròng (vốn chủ sở hữu) cho biết khả năng tăng trưởng của một doanh nghiệp, thường quy định mức tối thiểu là giá trị ròng phải không âm và tính bằng công thức sau:

Giá trị ròng = Tổng tài sản – tổng nợ phải trả

⁽³⁾ Đối với yêu cầu về lưu lượng tiền mặt:

- Lưu lượng tiền mặt (dòng tiền) mà nhà thầu có được qua tài sản có thể chuyển thành tiền mặt, nguồn vốn tín dụng và những phương tiện tài chính khác, trừ đi lượng tiền mặt sử dụng cho các hợp đồng đang thực hiện, phải đảm bảo đáp ứng nhu cầu về tiền mặt trong quá trình thực hiện gói thầu;

- Cách tính thông thường đối với mức yêu cầu về lưu lượng tiền mặt:

Lưu lượng tiền mặt yêu cầu = Giá gói thầu theo trung bình tháng  x  t;

trong đó t là khoảng thời gian trung bình dự kiến cần thiết kể từ khi nhà thầu phát hành hóa đơn đến khi chủ đầu tư thanh toán theo hóa đơn đó.

Chương IV

BIỂU MẪU DỰ SƠ TUYỂN

Mẫu số 1

ĐƠN DỰ SƠ TUYỂN

                                                ________, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: __________________[ghi tên bên mời thầu]

(sau đây gọi là bên mời thầu)

          Sau khi nghiên cứu HSMST và văn bản sửa đổi HSMST [ghi số của văn bản bổ sung nếu có] mà chúng tôi đã nhận được, chúng tôi, [ghi tên nhà thầu], cam kết tham gia sơ tuyển gói thầu [ghi tên gói thầu xây lắp] theo đúng yêu cầu của HSMST.

Nếu HSDST của chúng tôi được chấp nhận, chúng tôi sẽ tham gia đấu thầu gói thầu [ghi tên gói thầu xây lắp].

          Chúng tôi cam kết các thông tin kê khai trong HSDST này là chính xác, trung thực.

                                                Đại diện hợp pháp của nhà thầu

                                            (Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu)

Mẫu số 2

GIẤY ỦY QUYỀN ⁽¹⁾

Hôm nay, ngày ___ tháng ___ năm ___, tại ______

          Tôi là [ghi tên, số CMTND hoặc số hộ chiếu, chức danh của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu] là người đại diện theo pháp luật của [ghi tên nhà thầu] có địa chỉ tại [ghi địa chỉ của nhà thầu] bằng văn bản này ủy quyền cho [ghi tên, số CMTND hoặc số hộ chiếu, chức danh của người được ủy quyền] thực hiện các công việc sau đây trong quá trình tham gia sơ tuyển và đấu thầu gói thầu [ghi tên gói thầu] thuộc dự án [ghi tên dự án] do [ghi tên bên mời thầu] tổ chức ⁽²⁾:  

          - Ký đơn dự sơ tuyển;