Cách ghi địa danh trong văn bản hành chính [Cập nhật 2023]

Địa danh là một trong những thành phần chính, phải có đối với yêu cầu thể thức văn bản hành chính. Theo dõi hướng dẫn cách ghi địa danh trong văn bản hành chính (Cập nhật 2023) dưới đây để thực hiện đúng quy định pháp luật.

Địa danh trong văn bản hành chính là gì?

Theo Tiểu mục 4 Mục II của Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì địa danh ghi trên văn bản hành chính do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành chính là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đóng trụ sở của cơ quan/tổ chức ban hành văn bản đó. 

Địa danh được ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính có tên là địa danh được đặt theo tên người, tên bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì khi ghi tên phải ghi một cách đầy đủ, chính xác tên gọi của đơn vị hành chính đó.

Địa danh được ghi trên văn bản do cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng ban hành thì phải được thực hiện, được ghi theo quy định chung của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an và quy định cụ thể của Bộ Quốc phòng.

Như vậy có thể hiểu địa danh trong văn bản hành chính chính là tên tỉnh/thành phố hoặc tên đơn vị hành chính nơi cơ quan/tổ chức ban hành ra văn bản đó đóng trụ sở.

Cách ghi địa danh trong văn bản hành chính

Theo hướng dẫn của Nghị định 30 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư, khi ghi địa danh cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Ghi địa danh theo đúng nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có trụ sở;

- Các chữ cái đầu tên địa danh phải viết hoa;

- Ngay sau tên địa danh phải có dấu phẩy (,);

- Cỡ chữ ghi địa danh trong văn bản hành chính thường là cỡ chữ 13 hoặc 14, kiểu chữ in nghiêng;

- Địa danh sẽ được viết kèm theo ngày, tháng, năm ban hành văn bản và được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

Ví dụ:

Đồng Nai, ngày 03 tháng 10 năm 2023.

Nghệ An, ngày 04 tháng 10 năm 2023.

Thể thức trình bày địa danh, ngày tháng năm

Địa danh và thời gian ban hành văn bản (ngày, tháng, năm) đi liền với nhau. Trong đó, thời gian sẽ được viết đầy đủ, các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 (mười) và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. 

Ví dụ: Quảng Bình, ngày 03 tháng 10 năm 2023 hoặc Quảng Bình, ngày 05 tháng 02 năm 2023.

Địa danh cùng thông tin ngày tháng năm sẽ được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, ghi bằng chữ in thường, chữ nghiêng, cỡ 13 hoặc 14.

Địa danh và thông tin ngày, tháng, năm được đặt dưới, đặt canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

Việc ghi chính xác, trình bày đúng vị trí, hướng dẫn đối với địa danh, ngày tháng năm và những nội dung khác sẽ đảm bảo được yêu cầu hình thức chuẩn văn bản hành chính.

Thể thức trình bày địa danh, ngày tháng năm

Quy định viết tắt địa danh thế nào?

Căn cứ các quy định pháp luật về việc trình bày văn bản hành chính, hiện nay chưa có quy định về việc viết tắt tên địa danh trong văn bản hành chính.

Tuy nhiên thực tế áp dụng các hướng dẫn trong việc trình bày văn bản hành chính, tên địa danh có thể được viết tắt từ “Thành phố” là TP. Ví dụ như: TP. Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 10 năm 2023. Ngoài ra, từ chỉ địa danh của tỉnh, thành phố hay nơi mà cơ quan, tổ chức ban hành đóng văn bản đóng trụ sở sẽ không viết tắt mà phải đầy đủ, chính xác tên. Đây cũng là nội dung mà mọi người cần lưu ý khi soạn thảo, ban hành văn bản, tránh sai sót hay viết tắt địa danh gây nhầm lẫn.

Trên đây là nội dung hướng dẫn “Cách ghi địa danh trong văn bản hành chính (Cập nhật 2023)” mà chúng tôi tổng hợp và cung cấp. Nếu còn vấn đề nào chưa rõ hoặc cần giải đáp các vấn đề pháp luật khác, các bạn có thể liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được hỗ trợ.