Cách ghi kính gửi trong văn bản hành chính thế nào? Kính gửi cấp nào trước?

Trong quá trình soạn thảo những chi tiết nhỏ như việc ghi “Kính gửi” đôi khi bị bỏ qua dẫn đến việc chưa chính xác theo quy định. Vậy cách ghi “Kính gửi” trong văn bản hành chính năm 2023 thế nào? 

Câu hỏi: Tôi vừa vào làm việc tại cơ quan nhà nước. Đang làm quen với việc soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn văn bản hành chính nhà nước. Nên tôi muốn hỏi các ghi phần Kính gửi trong văn bản hành chính năm 2023 cần những lưu ý gì?

Phần kính gửi trong văn bản thường chứa thông tin gì

Nơi nhận là một trong những thành phần của thể thức văn bản. Trong đó nơi nhận sẽ bao gồm phần “Kính gửi” và “Nơi nhận”. Thành phần “Kính gửi” nằm ở phần đầu của văn bản, còn phần “Nơi nhận” nằm ở phần cuối văn bản.

Tại phần “Kính gửi” này sẽ thể hiện tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản. Trong phần “Kính gửi”, một văn bản có thể ghi một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản.

TĐiểm khác nhau ở phần “Kính gửi” so với phần “Nơi nhận” ở phần cuối văn bản đó là nếu như phần “Kính gửi” là gửi đơn vị trực tiếp giải quyết công việc, thì ở phần Nơi nhận ngoài các đơn vị như ở “Kính gửi” thì còn các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan khác nhận văn bản.

Cách ghi Kính gửi trong văn bản hành chính năm 2023

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư, thể thức trình bày văn bản hành chính được quy định rất cụ thể. Ở phần “Kính gửi” sẽ ghi tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc. Trong đó, thể thức trình bày phần “Kính gửi” cũng được quy định như sau:

Chữ “Kính gửi” và tên của đơn vị nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13 đến 14, phông chữ Times New Roman. Sau chữ “Kính gửi” là dấu hai chấm và đến tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận.

Cách trình bày khi gửi văn bản cho một và gửi cho nhiều cơ quan tổ chức, cá nhân khác nhau như sau:

- Nếu gửi cho 01 cơ quan, tổ chức, cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên đơn vị đó sẽ ở trên cùng 1 dòng;

- Nếu có từ 02 cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản thì từ “Kính gửi” sẽ ở một dòng, sau đó xuống dòng, gạch đầu dòng (-) mỗi đơn vị được viết trên một dòng. Sau tên mỗi đơn vị là dấu chấm phẩy (;). Sau tên đơn vị cuối cùng là dấu chấm (.). Gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) ở dòng “Kính gửi”.

Ví dụ:

Kính gửi: Ủy ban nhân dân Thành phố H

Hoặc ví dụ gửi đến nhiều đơn vị:

Giải đáp liên quan đến trình bày phần Kính gửi

Ghi Kính gửi cấp nào trước?

Trong trường hợp gửi cho nhiều cơ quan, tổ chức cá nhân, nhiều người sẽ lúng túng không biết ghi theo thứ tự như thế nào. Tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư hiện nay không có quy định về thứ tự trình bày của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tuy nhiên, theo thể lệ thông thường được trình bày ở nhiều văn bản của cơ quan nhà nước thì cơ quan, tổ chức, cá nhân cấp trên sẽ được ghi đầu tiên, sau đó là cơ quan, tổ chức, cá nhân cấp dưới hoặc trực thuộc sẽ được ghi ở dưới.

Nếu các cơ quan ngang cấp với nhau thì ta có thể sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc gửi theo mức độ liên quan đến văn bản từ liên quan nhiều đến ít liên quan hơn.

Ví dụ: Một văn bản được đồng thời gửi đến Bộ Công an, Bộ Giao thông vận tải, UBND thành phố T thì thứ tự sẽ trình bày như sau:

Kính gửi nhiều đơn vị ghi như thế nào?

Khi soạn thảo văn bản, chúng ta sẽ thường gặp các trường hợp một văn bản được gửi đến nhiều nơi. Căn cứ vào Phụ lục I Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư, việc trình bày phần “Kính gửi” tới nhiều đơn vị sẽ được thực hiện như sau: từ “Kính gửi” sẽ ở một dòng (Kính gửi:).

Sau đó xuống dòng, mỗi đơn vị sẽ được ghi thành một dòng. Mỗi dòng sẽ bắt đầu bằng gạch đầu dòng và kết thúc bằng dấu chấm phẩy (;), riêng dòng cuối cùng sẽ kết thúc bằng dấu (.). Dấu gạch đầu dòng (-) ở mỗi dòng được trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:) ở dòng Kính gửi.

Trên đây là những kỹ thuật trình bày cơ bản cho “Cách ghi Kính gửi trong văn bản hành chính năm 2023”. Nếu còn vấn đề nào chưa rõ hoặc cần giải đáp các vấn đề pháp luật khác, các bạn có thể liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được hỗ trợ.