Hóa đơn điện tử đã được triển khai sử dụng từ 01/7/2022, nhưng, đến nay vẫn còn nhiều người chưa biết cách phát hành hóa đơn điện tử. Theo đó, cách thực hiện như sau:
Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu về hoạt động kinh doanh hàng hóa, sản phẩm/cung cấp dịch vụ được tạo ra, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý các thông tin này bằng việc sử dụng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được tạo ra, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và phải được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hướng dẫn cách phát hành hóa đơn điện tử
Để phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử, bạn đọc cần tuân theo quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cụ thể gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Mẫu hóa đơn điện tử muốn sử dụng (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
- Chữ ký số của Doanh nghiệp để ký điện tử.
Bước 2: Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Sau khi nộp thủ tục đăng ký lên Cơ quan thuế, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận/không chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Đăng ký, nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
Trước hết, bạn đọc cần lập thông báo phát hành hóa đơn trên Hệ thống Hỗ trợ kê khai (HTKK), cụ thể như sau:
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn/Thông báo phát hành hóa đơn
- Nhập các thông tin bắt buộc theo hướng dẫn vào Thông báo phát hành
- Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML” để gửi Thông báo phát hành lên cổng thông tin thuedientu.gdt.gov.vn
Tiếp đến, bạn tiến hành nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử thực hiện như sau:
- Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn. Sau đó Đăng nhập hệ thống theo thông tin mã số thuế của Doanh nghiệp.
- Tiếp đó, chọn Tài khoản, và chọn Đăng ký thêm tờ khai;
- Sau đó nhấp chọn ô “Thông báo phát hành hóa đơn” và nhấp vào ô Tiếp tục.
- Sau khi đã đăng ký xong các bạn nộp Thông báo phát hành hóa đơn bằng cách: vào mục “Nộp tờ khai”/Tải lên file thông báo “XML” để nộp.
- Tải lên các file scan Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho Doanh nghiệp.
- Sau khi nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên thuedientu.gdt.gov.vn, bạn đọc nhấn vào mục Tra cứu và chọn ô Thông báo phát hành hóa đơn.
- Sau đó, bạn đọc tải lên file Thông báo Phát hành hóa đơn điện tử vừa mới nộp lên hệ thống. Tiếp đó, các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu đã chọn để nộp lên hệ thống và ký nộp bằng chữ ký điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng?
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử sau bao lâu thì được sử dụng?
Căn cứ Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử cho người đăng ký hoá đơn điện tử về việc chấp thuận/không chấp thuận cho phép sử dụng hoá đơn điện tử trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin đăng ký của doanh nghiệp.
Như vậy, trường hợp bạn đọc đăng ký phát hành hoá đơn theo đúng trình tự, thủ tục và hồ sơ đăng ký là hợp lệ, thì sau 01 ngày làm việc, bạn có thể sử dụng hoá đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không chỉ là một công cụ hiệu quả trong quản lý tài chính mà còn là một phần quan trọng của việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ đúng quy trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức có thể tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tuân thủ đúng quy định pháp luật liên quan.
Trên đây là nội dung thông tin đến bạn đọc về vấn đề phát hành hoá đơn điện tử, và hướng dẫn đăng ký phát hành hoá đơn điện tử. Mong rằng bạn đọc sẽ có thêm thông tin hữu ích về nội dung này. Nếu có thắc mắc pháp lý liên quan cần giải đáp, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo hotline
19006199 để được hỗ trợ kịp thời.
Tác giả: Minh Nguyệt 
