Quyết định 36/2006/QĐ-NHNN ban hành Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng

QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM SỐ 36/2006/QĐ-NHNN
NGÀY 01 THÁNG 8 NĂM 2006 BAN HÀNH QUY CHẾ KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2003;

Căn cứ Luật các tổ chức tín dụng năm 1997, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các tổ chức tín dụng năm 2004;

Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vục Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN3 ngày 03/01/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành "Quy chế về kiểm tra, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng".

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

KT. Thống đốc

Phó Thống đốc

Đặng Thanh Bình

QUY CHẾ KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01 tháng 8 năm 2006
của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng được thành lập, hoạt động theo Luật Các tổ chức tín dụng (bao gồm cả các chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoạt động tại Việt Nam).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

"Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ" là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức tín dụng đã đặt ra.

Điều 3. Mục tiêu của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức tín dụng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:

1. Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả.

2. Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời;

3. Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.

CHƯƠNG II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

MỤC 1
TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG
KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Điều 4. Thiết lập và duy trì hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Tổ chức tín dụng phải thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ giúp Tổng Giám đốc (Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng.

2. Tổ chức tín dụng phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; trực tiếp kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại trụ sở chính, sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp và các công ty trực thuộc.

Điều 5. Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức tín dụng đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp.

2. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của tổ chức tín dụng. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng dưới nhiều hình thức như:

a. Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng.

b. Cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ.

c. Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch.

d. Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các giao dịch; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tín dụng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.

3. Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng không có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.

4. Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.

5. Hệ thống thông tin, tin học của tổ chức tín dụng phải được giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập (back up) nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy, nổ… để đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của tổ chức tín dụng.

6. Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan.

7. Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát.

8. Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của tổ chức tín dụng phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trước tổ chức tín dụng và pháp luật.

9. Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng phải báo cáo, đánh giá về kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.

Điều 6. Tự kiểm tra, đánh giá về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Định kỳ hàng năm, tổ chức tín dụng phải tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của toàn tổ chức tín dụng, của từng đơn vị, bộ phận điều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ. Công việc này do Tổng Giám đốc (Giám đốc) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện.

2. Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục các vấn đề đó.

3. Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng phải lập báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ để báo cáo về kết quả tự kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên. Báo cáo này phải cập nhật được các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của tổ chức tín dụng và các rủi ro liên quan tương ứng và các hoạt động kiểm tra, kiểm soát ở cấp độ toàn bộ tổ chức tín dụng, cấp độ từng đơn vị, bộ phận và từng hoạt động.

4. Báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên được đệ trình cho Hội đồng quản trị, đồng gửi Ban Kiểm soát và được gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Vụ Các Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố nơi tổ chức tín dụng đặt trụ sở chính) trong thời hạn 60 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính; riêng quỹ tín dụng nhân dân cơ sở chỉ phải gửi cho Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều 7. Kiểm tra, đánh giá độc lập về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng phải được kiểm toán nội bộ kiểm tra, đánh giá một cách độc lập. Việc kiểm tra, đánh giá độc lập phải được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc tổ chức kiểm toán độc lập hoặc một tổ chức khác có đủ trình độ và khả năng thực hiện việc kiểm tra, đánh giá độc lập theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

2. Nội dung kiểm tra, đánh giá độc lập bao gồm rà soát, đánh giá và báo cáo về sự đầy đủ, tính hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các hoạt động, lĩnh vực được kiểm toán thông qua việc xác định và đánh giá rủi ro, xác định các tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục.

3. Báo cáo kiểm tra, đánh giá độc lập đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các nội dung, lĩnh vực được kiểm toán, được thực hiện định kỳ 01 (một) năm một lần và là một phần của Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm.

4. Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm tra, đánh giá độc lập đối với toàn bộ hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ tối thiểu 05 (năm) năm một lần. Báo cáo đánh giá tổng thể về toàn bộ hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ được gửi cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát của tổ chức tín dụng và được gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Vụ các Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố nơi tổ chức tín dụng đặt trụ sở chính); riêng quỹ tín dụng nhân dân cơ sở gửi báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều 8. Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách

1. Tùy theo quy mô, mức độ, phạm vi và đặc thù hoạt động của mình, tổ chức tín dụng tự xem xét, quyết định thành lập bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng Giám đốc (Giám đốc). Trong mọi trường hợp dù có hay không có bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, tổ chức tín dụng phải thiết lập, duy trì, tổ chức thực hiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo các quy định tại Quy chế này.

2. Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của tổ chức tín dụng; giúp Tổng giám đốc thực hiện việc tự kiểm tra để tổng hợp, rà soát, đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ, hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo quy định tại Điều 6 Quy chế này, đảm bảo tổ chức tín dụng hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.

MỤC 2
TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Điều 9. Trách nhiệm của Hội đồng quản trị

1. Ban hành và định kỳ xem xét, đánh giá lại chiến lược kinh doanh và các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức tín dụng.

2. Chịu trách nhiệm cuối cùng về sự hợp lý và tính hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; ban hành đầy đủ các quy định về cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, các quy định về quản lý kinh doanh, quản trị, điều hành, kiểm tra, kiểm soát nội bộ, và kiểm toán nội bộ.

3. Đảm bảo việc Tổng giám đốc (Giám đốc) thiết lập và duy trì hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ hợp lý và có hiệu quả; hệ thống nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro trong mọi hoạt động của tổ chức tín dụng; hệ thống đánh giá vốn; hệ thống thông tin báo cáo tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.

4. Định kỳ ít nhất một năm một lần, xem xét, đánh giá lại hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; trong đó cần lưu ý đến hệ thống nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn, hệ thống thông tin báo cáo tài chính và thông tin quản lý.

5. Thực hiện kịp thời các ý kiến chỉ đạo, các yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước về việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổ chức tín dụng của mình, giám sát và đôn đôc việc thực hiện.

Điều 10. Trách nhiệm của Tổng giám đốc (Giám đốc)

1. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trong việc triển khai thực hiện chiến lược kinh doanh và các mục tiêu, chính sách lớn đã được Hội đồng quản trị thông qua.

2. Thực hiện thiết lập, duy trì và phát triển hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ hợp lý và hoạt động có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu về nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn hợp lý, đảm bảo tổ chức tín dụng hoạt động an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật.

3. Xây dựng, ban hành các quy trình nghiệp vụ cụ thể đối với mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng; đảm bảo có cơ chế kiểm tra, kiểm soát, cơ chế quản lý rủi ro gắn với từng quy trình nghiệp vụ cụ thể.

4. Duy trì và thực hiện cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, quản lý kinh doanh một cách rõ ràng và có hiệu quả.

5. Đảm bảo duy trì hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời .

6. Đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.

7. Định kỳ báo cáo Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.

Điều 11. Trách nhiệm của Ban Kiểm soát

1. Chỉ đạo, điều hành Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; hệ thống nhận dạng và quản lý rủi ro; phương pháp đánh giá vốn; hệ thống thông tin báo cáo tài chính và thông tin quản lý; các quy trình, quy định nội bộ của tổ chức tín dụng.

2. Định kỳ thông báo Hội đồng quả trị, Tổng giám đốc về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; đưa ra các kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa, hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.

Điều 12. Trách nhiệm của Trưởng Kiểm toán nội bộ

Trưởng Kiểm toán nội bộ phải đảm bảo thực hiện đầy đủ mọi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác kiểm toán đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo Quy chế về kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành và các quy định nội bộ có liên quan của tổ chức tín dụng.

MỤC 3
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Điều 13. Trách nhiệm của Thanh tra Ngân hàng Nhà nước

1. Thực hiện thanh tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng theo quy định tại Quy chế này.

2. Xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xử lý các trường hợp vi phạm các quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật hiện hành có liên quan.

Điều 14. Trách nhiệm của Vụ Các ngân hàng

1. Nghiên cứu, trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xem xét, sửa đổi bổ sung những quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng tại Quy chế này.

2. Hướng dẫn các tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc thực hiện Quy chế này.

CHƯƠNG III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành, các tổ chức tín dụng phải tự rà soát, điều chỉnh, đảm bảo thực hiện đúng theo các nguyên tắc, yêu cầu, quy định tại Quy chế này.

Điều 16. Mọi tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.