Mã số bảo hiểm xã hội là gì? Khác gì với số sổ bảo hiểm xã hội?

Mỗi cá nhân sẽ được cấp một mã số bảo hiểm xã hội khi tham gia loại hình bảo hiểm này, song không phải ai cũng hiểu về nó. Vậy mã số bảo hiểm xã hội là gì? Khác gì với số sổ bảo hiểm xã hội?

Mã số bảo hiểm xã hội là gì? Dùng để làm gì?

Theo khoản 2.13 Điều 2 tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, mã số bảo hiểm xã hội là số định danh cá nhân duy nhất mà cơ quan bảo hiểm xã hội cấp cho người tham gia. Mã số này sẽ ghi trên sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế.

Như vậy, mỗi người đóng bảo hiểm xã hội sẽ được cấp 01 mã cho riêng mình, không trùng lặp với bất cứ ai.

Mã số bảo hiểm xã hội có vai trò xác định, ghi nhận thông tin cũng như quá trình tham gia loại bảo hiểm này đối với từng cá nhân, phục vụ việc tra cứu (Ví dụ: tra bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội...)

Mã số bảo hiểm xã hội nằm ở đâu?

Căn cứ nội dung Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, mã số bảo hiểm xã hội được ghi trên sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế. Cụ thể hơn:

Trên sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ Quy định về mẫu sổ bảo hiểm xã hội tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015, mã số này được in trên trang 1 của bìa sổ, ngay dưới tên của người tham gia.

Mã số bảo hiểm xã hội có ngay trên bìa sổ bảo hiểm xã hội (Ảnh minh họa)

Trên thẻ bảo hiểm y tế

*Trường hợp dùng mẫu thẻ cũ được cấp trước 01/4/2021

Mã số bảo hiểm xã hội là 10 số cuối, xuất hiện tại ô thứ 4 trên thẻ bảo hiểm y tế.

Mã số bảo hiểm xã hội là 10 ký tự cuối cùng trên thẻ BHYT (Ảnh minh họa)

Mã số thẻ bảo hiểm y tế 10 số cũng chính là mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia.

Mã số bảo hiểm xã hội chính là mã thẻ bảo hiểm y tế mẫu mới (Ảnh minh họa)

Mã số bảo hiểm xã hội dùng bao nhiêu số?

Mã số bảo hiểm xã hội là một dãy gồm 10 chữ số được in ngay trên sổ bảo hiểm của người tham gia. Ví dụ: 0117078373.

Đây cũng chính là mã sổ bảo hiểm xã hội của người lao động. Bởi Công văn 3340/BHXH-ST năm 2017 ghi nhận:

1. Về mẫu, mã sổ bảo hiểm xã hội:

[…] Ví dụ: bìa và tờ rời sổ bảo hiểm xã hội trước đây in “Số sổ: 0118000001”, nay được in là “Mã số: 0118000001”

Như vậy, mã số bảo hiểm xã hội dành cho mỗi cá nhân được cấu tạo bởi 10 chữ số.

Mã số bảo hiểm xã hội có thời hạn bao lâu?

Khoản 2.13 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định: mã số bảo hiểm xã hội là số định danh mà cơ quan bảo hiểm xã hội cấp cho mỗi cá nhân tham gia, được ghi trên sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế.

Ngoài ra, hiện nay cũng không có bất kì văn bản nào quy định về thời hạn của mã số bảo hiểm xã hội. Do vậy có thể hiểu, mã số bảo hiểm xã hội có hiệu lực vĩnh viễn đối với người được cấp (trừ trường hợp cá nhân bị cơ quan bảo hiểm hủy bỏ mã số bảo hiểm do có từ 02 sổ bảo hiểm trở lên).

Thủ tục xin cấp mã số bảo hiểm xã hội lần đầu thế nào?

Hồ sơ xin cấp mã số bảo hiểm xã hội lần đầu

Theo quy định tại Điều 23 của Quyết định 595/QĐ-BHXH, để được cấp mã số bảo hiểm xã hội lần đầu thì người lao động cần chuẩn bị đầy các loại hồ sơ sau:

- Tờ khai TK1 – TS về việc tham gia bảo hiểm xã hội;

- Giấy tờ chứng minh mức hưởng nếu xét thấy bản thân được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn;

Nếu người lao động làm việc ở nước ngoài muốn đăng ký mã số bảo hiểm xã hội thì cần nộp:

• Hợp đồng có thời hạn ở nước ngoài, hoặc;
• Hợp đồng được gia hạn kèm văn bản gia hạn hoặc hợp đồng được ký mới tại nơi tiếp nhận lao động.

Quy trình tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

Quy trình tham gia BHXH lần đầu đối với người lao động gồm các bước sau:

- Bước 1: Kê khai, chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết;

- Bước 2: Nộp hồ sơ cho doanh nghiệp;

- Bước 3: Doanh nghiệp nộp hồ sơ để làm thủ tục báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu;

- Bước 4: Sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm cấp số bảo hiểm xã hội.

- Bước 5: Doanh nghiệp tiếp nhận kết quả từ cơ quan bảo hiểm xã hội và phát sổ bảo hiểm cho doanh nghiệp.

*Lưu ý:

- Khi làm thủ tục tham gia bảo hiểm lần đầu, ngoài sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động còn được cấp thẻ bảo hiểm y tế;

- Cơ quan tiếp nhận hồ sơ cấp mã bảo hiểm xã hội lần đầu sẽ phụ thuộc vào nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở.

Cách tra mã số bảo hiểm xã hội thế nào nhanh, chuẩn?

Mã số bảo hiểm xã hội có đến 10 chữ số, do vậy không phải ai cũng có thể nhớ được mã số của mình. Nếu quên, người lao động có thể dễ dàng tra cứu, tìm lại qua 04 cách sau:

Xem trên bìa sổ bảo hiểm xã hội

Quyết định 595 đã chỉ rõ, mã số bảo hiểm xã hội được thể hiện ngay tại bìa ngoài của sổ. Do vậy, người lao động có thể tìm mã số được in ngay trên bìa.

Việc này rất dễ thực hiện vì theo khoản 3 Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động sẽ tự giữ và bảo quản sổ kể từ 01/01/2016.

Có thể xem mã bảo hiểm xã hội ngay trên bìa sổ (Ảnh minh họa)

Xem trên thẻ bảo hiểm y tế

Trong trường hợp không thể chủ động tìm mã số trên sổ (Ví dụ: do người lao động gửi sổ để đơn vị sử dụng lao động bảo quản thay), có thể tìm ngay trên thẻ bảo hiểm y tế của mình.

*Trường hợp dùng thẻ bảo hiểm y tế mẫu cũ

Mã bảo hiểm y tế theo mẫu cũ chứa 15 ký tự được chia thành 04 ô, trong đó có mã số thẻ bảo hiểm xã hội. Cụ thể:

- Ô đầu tiên: gồm 02 chữ cái, là mã đối tượng tham gia bảo hiểm y tế;

- Ô thứ 2: gồm 01 chữ số (từ 1 - 5), thể hiện mức hưởng bảo hiểm y tế;

- Ô thứ 3: gồm 02 chữ số để ghi mã tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi phát hành thẻ;

- Ô thứ 4: gồm 10 chữ số, là mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia.

*Trường hợp dùng thẻ bảo hiểm y tế mẫu mới từ ngày 01/4/2021 trở đi

Mã số bảo hiểm y tế trên thẻ chính là mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia.

Xem thẻ bảo hiểm y tế theo mẫu mới cũng biết được mã số bảo hiểm xã hội (Ảnh minh họa)

Tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Bước 1: Người lao động truy cập Cổng thông tin theo đường link sau: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Bước 2: Nhập thông tin cá nhân

Nhập họ tên, tỉnh/thành phố theo hộ khẩu (thông tin bắt buộc) và nhập thêm ít nhất 01 trong các trường thông tin sau:

• Mã số bảo hiểm xã hội;
• Ngày sinh;
• Số CMND/CCCD (đã dùng khi đăng ký lập sổ bảo hiểm xã hội).

Bước 3: Tra cứu

Sau khi nhập thông tin theo yêu cầu, hệ thống sẽ trả kết quả tự động như sau:

Hiển thị kết quả tra cứu mã số bảo hiểm xã hội trên Cổng dịch vụ công

Tra cứu qua ứng dụng VssID

Cách tra cứu mã bảo hiểm xã hội này áp dụng cho người đã có tài khoản VssID. Người có quyền truy cập VssID có quyền tra cứu mã bảo hiểm xã hội cho mình và người khác.

>>Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký VssID chi tiết nhất

Việc tra cứu mã bảo hiểm xã hội được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập VssID

Bước 2: Ấn chọn phần Tra cứu.

Bước 3: Chọn nội dung Tra cứu mã số bảo hiểm xã hội.

Bước 4: Nhập thông tin cần thiết theo yêu cầu của ứng dụng.

Bước 5: Xem mã số bảo hiểm xã hội.

Giải đáp thắc mắc khác về bảo hiểm xã hội

Mã số bảo hiểm xã hội và số sổ bảo hiểm xã hội có khác nhau không?

Thực chất, mã số bảo hiểm xã hội và số sổ bảo hiểm xã hội là một.

Trước đây, Bảo hiểm xã hội Việt Nam dùng cụm từ “số sổ bảo hiểm xã hội”. Tuy nhiên theo nội dung khoản 1 Công văn 3340/BHXH-ST ngày 08/08/2017, thay thế cụm “số sổ bảo hiểm xã hội” thành “mã số bảo hiểm xã hội”.

Dù có tên gọi nào, về bản chất đó vẫn là số định danh duy nhất của mỗi cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội.

Một người có thể có 2 mã số bảo hiểm xã hội không?

Mặc dù nội dung khoản 2.13 Điều 2 tại Quyết định 595/QĐ-BHXH đã nêu rõ mỗi người chỉ có duy nhất 01 mã số bảo hiểm xã hội; trên mỗi sổ bảo hiểm xã hội cũng đều xuất hiện dòng chữ:

Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

Tuy nhiên, do làm việc tại nhiều nơi và đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đồng thời bằng cả Chứng minh nhân dân và thẻ Căn cước công dân nên tình trạng một người có từ 02 mã số bảo hiểm xã hội hiện nay không hề hiếm gặp.

Việc cá nhân sở hữu cùng lúc nhiều mã số bảo hiểm sẽ không được giải quyết các quyền lợi về bảo hiểm xã hội. Lúc này, người lao động phải thực hiện thủ tục gộp sổ bảo hiểm, trong đó:

*Hồ sơ cần có:

- Tờ khai điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (Áp dụng mẫu TK1-TS được sửa đổi tại Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023);

- Các sổ bảo hiểm xã hội đề nghị gộp (nếu có).

*Cơ quan giải quyết: Cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh/huyện.

*Quy trình giải quyết:

- Bước 1: Lập hồ sơ;

- Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nếu cá nhân đang làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức: Gửi hồ sơ cho nhân viên phụ trách tại doanh nghiệp, tổ chức đang công tác, làm việc;
• Nếu cá nhân tự thực hiện thủ tục: Nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh/huyện.

- Bước 3: Chờ giải quyết

• Thời hạn giải quyết thông thường không quá 10 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ;
• Trường hợp phức tạp (phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm ở nhiều đơn vị, nhiều tỉnh khác nhau): Tối đa 45 ngày.

- Bước 4: Nhận kết quả

Người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội mới với 01 mã số duy nhất, toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm sẽ được gộp lại trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Đồng thời, hủy những mã số sổ bảo hiểm xã hội còn lại.

*Lệ phí: Không.

(Căn cứ: Quyết định 595/QĐ-BHXH, Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, Quyết định số 222/QĐ-BHXH năm 2021 và Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH ngày 16/09/2021.)

Quên mã số bảo hiểm xã hội có tìm lại được không?

Mã số bảo hiểm xã hội có đến 10 ký tự nên không phải ai cũng có thể nhớ mã số bảo hiểm xã hội của mình. Nếu quên mã số bảo hiểm xã hội, bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu mã số bảo hiểm xã hội nhờ các cách sau:

• Cách 1. Xem tại bìa của sổ bảo hiểm xã hội;
• Cách 2. Xem trên thẻ bảo hiểm y tế của mình;
• Cách 3. Tra cứu online trên ứng dụng VssID;
• Cách 4. Tra cứu qua website Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Trên đây là giải đáp mã số bảo hiểm xã hội và các vấn đề liên quan. Nếu bạn có câu hỏi, hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại  19006199 để được hỗ trợ nhanh nhất.