logo
Chủ Nhật, 01/08/2021

Mất giấy khai sinh, xin cấp lại thế nào?

Giấy khai sinh là một trong những giấy tờ quan trọng, ghi lại thông tin cơ bản của mỗi người. Tuy nhiên, nhiều trường hợp bị mất giấy khai sinh thì có làm được không?

Câu hỏi: Xin chào Văn bản luật. Tôi có câu hỏi muốn được giải đáp. Hiện nay, tôi đang chuẩn bị nhận việc ở một công ty và công ty yêu cầu tôi phải nộp giấy khai sinh. Tuy nhiên, trước đó, do không cẩn thận nên tôi đã làm mất giấy khai sinh gôcs, hiện tôi cũng không còn bản sao nào. Vậy giờ tôi xin cấp lại Giấy khai sinh được không? Thủ tục thực hiện như thế nào? Tôi cảm ơn.

Trả lời:

Khi nào được cấp lại giấy khai sinh?

Hiện nay, khái niệm cấp lại giấy khai sinh không được quy định cụ thể trong bất kỳ một văn bản pháp luật nào mà theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thì nếu không còn giấy khai sinh gốc thì có thể thực hiện hai thủ tục là cấp trích lục giấy khai sinh và đăng ký lại khai sinh.

1/ Đăng ký lại khai sinh

Khoản 1 Điều 24 Nghị định 123/2015 nêu rõ:

Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

Theo quy định này, chỉ được đăng ký lại khai sinh nếu đáp ứng điều kiện:

- Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền trước ngày 01/01/2016.

- Sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất.

Do đó, nếu đáp ứng đủ hai điều kiện nêu trên thì sẽ được đăng ký lại khai sinh, còn không thì sẽ không được.

2/ Cấp trích lục giấy khai sinh

Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014 giải thích về trích lục hộ tịch như sau:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính

Như vậy, bản chính trích lục giấy khai sinh là văn bản đã được cơ quan có thẩm quyền cấp ngay sau khi đăng ký khai sinh. Riêng bản sao trích lục khai sinh sẽ được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và được chứng thực từ bản chính.

Do đó, chỉ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh nếu còn bản chính (bản sao trích lục giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính) hoặc mất bản chính nhưng trong cơ sở dữ liệu hộ tịch còn lưu thông tin.

Từ những phân tích trên, một người bị mất bản gốc giấy khai sinh chỉ được cấp lại nếu đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 và sổ hộ tịch cũng không còn lưu thông tin. Nếu sổ hộ tịch còn lưu thì sẽ chỉ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh.

Thủ tục cấp lại giấy khai sinh
Mất giấy khai sinh gốc, xin cấp lại được không? (Ảnh minh họa)


Thủ tục cấp lại giấy khai sinh như thế nào?

Điều kiện cấp lại giấy khai sinh

Căn cứ Điều 24 Nghị định 123/2015, điều kiện đăng ký lại khai sinh gồm:

- Đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh đều bị mất.

- Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có liên quan đến việc đăng ký lại khai sinh.

- Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 123/2015, hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm:

- Tờ khai theo mẫu trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đăng ký khai sinh nhưng do người đó không lưu giữ được bản chính giấy khai sinh.

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh:

  • Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.
  • Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

Nếu không có hai loại giấy tờ này thì có thể sử dụng các giấy tờ thay thế nêu tại khoản 3 Điều 9 Thông tư 04/2020 dưới đây:

- Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

- Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

- Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập;

- Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Đồng thời, người yêu cầu phải cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có, chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

Lưu ý: Nếu giấy tờ không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ và con thì cơ quan có thẩm quyền sẽ xác minh. Nếu không có kết quả xác minh thì người yêu cầu lập văn bản cam đoan và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Riêng với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan về nội dung khai sinh của người đó gồm: họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha và con, mẹ và con phù hợp với hồ sơ do đơn vị đang quản lý.

Cơ quan có thẩm quyền cấp

Việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại các địa điểm theo quy định tại Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

- UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.

- UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.

Thủ tục cấp lại giấy khai sinh
Cập nhật 3 điều kiện đăng ký lại giấy khai sinh (Ảnh minh họa)

Thời gian giải quyết

- Đăng ký tại UBND xã trước đây đã đăng ký khai sinh: Theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 123/2015 thì thời gian giải quyết việc đăng ký lại khai sinh là 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, công chức tư pháp hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu đúng quy định thì thực hiện đăng ký khai sinh.

- Nếu đăng ký lại khai sinh ở UBND xã không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì trong thời gian 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh, UBND xã đã đăng ký trước đây phải trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ sổ hộ tịch không.

Sau khi nhận được kết quả xác minh thì trong 03 ngày làm việc, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác thì người yêu cầu sẽ được đăng ký lại khai sinh.

Như vậy, nếu hồ sơ đầy đủ thì thời gian giải quyết là 05 ngày còn nếu cần phải xác minh thì thời gian là 08 ngày làm việc.

Phí, lệ phí

Theo khoản 3 Điều 3 Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí hộ tịch trong đó có lệ phí đăng ký lại khai sinh thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Trên đây là giải đáp về thủ tục cấp lại giấy khai sinh. Nếu còn băn khoăn, bạn vui lòng gửi câu hỏi cho chúng tôi để được hỗ trợ.

Tin pháp luật khác